FINRA 对 Ceros Financial Services 处以 7.5 万美元罚款，指其业务通信监管不力

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背景概述

根据 黄金形态通APP 报道，Ceros Financial Services, Inc.（以下简称 Ceros）已同意支付 7.5 万美元罚款，作为与美国金融业监管局（FINRA）达成的和解协议的一部分。该和解涉及 Ceros 在 2018 年 1 月至 2021 年 6 月期间未能合理监管其注册代表使用个人电子邮件进行业务通信，以及未能妥善保存这些通信记录。

关键要点

• Ceros 的书面监管程序禁止注册代表使用个人电子邮件与客户沟通，但公司未能有效执行。
• FINRA 于 2018 年 3 月通知 Ceros，至少有一名注册代表经常使用个人电子邮件进行业务通信。
• Ceros 的主要防范措施是创建员工个人电子邮件地址列表，并对来自这些地址的邮件发送自动警告。截至 2021 年 6 月，该列表仅包含 88 名关联人员中的 16 个电子邮件地址。
• 如果邮件从公司系统发送至列表中的个人电子邮件地址，则不会触发自动警告。此流程未记录在任何书面程序中。
• 在相关期间，Ceros 发送了至少 67 封自动警告，但未审查发送至或来自列表中个人电子邮件地址的通信，除非这些邮件恰好符合其他监管审查标准。
• 公司未将这些通信视为可能遗漏其他外部业务通信的危险信号，也未采取合理措施确保所有业务通信被保存和保留。
• 由于部分业务邮件直接发生在代表个人电子邮件与客户之间，且未包含 Ceros 电子邮件地址，公司无法量化未保存的业务邮件数量。
• Ceros 未对这类业务通信进行监管审查，违反了《证券交易法》第 17(a) 条、规则 17a-4 以及 FINRA 规则 4511、3110 和 2010。
• 此外，Ceros 未能采用书面政策和程序保护客户记录和信息，违反了《证券交易法》规则 S-P 的 30(a) 条和 FINRA 规则 2010。
• 公司还未能制定和实施书面身份盗窃预防计划，违反了《证券交易法》规则 S-ID 和 FINRA 规则 2010。
• 除罚款外，Ceros 还同意接受谴责。

影响解读

此次和解凸显了 FINRA 对经纪商监管业务通信及记录保存义务的严格要求。Ceros 的案例表明，仅仅制定书面程序是不够的，公司必须采取有效且合理的措施来执行这些程序，并确保所有业务通信（包括使用个人设备或账户进行的通信）均被捕获、审查和保留。未能做到这一点可能导致违反多项证券法规，并面临罚款和谴责等纪律处分。

对于其他金融服务公司而言，此案是一个警示，需要定期审查和更新其监管系统，特别是针对员工使用外部电子邮件进行业务通信的风险。公司应确保其监管程序全面、记录在案，并能够有效检测和防止不当通信行为。

关键对比

未来展望

作为和解的一部分，Ceros 已实施全公司范围的个人电子邮件地址列表，并阻止所有发送至或来自该列表的通信。此举旨在防止未来发生类似的监管疏漏。FINRA 可能会继续加强对业务通信监管和记录保存的审查，其他公司应引以为戒，主动完善内部监管体系，确保合规。

编辑总结

Ceros Financial Services 因未能合理监管业务通信和保存记录而受到 FINRA 处罚，这再次强调了金融服务公司在监管员工通信方面面临的挑战。公司不仅需要制定明确的书面程序，还必须确保这些程序得到有效执行，并覆盖所有可能的通信渠道。此案也提醒公司，未能保护客户记录和防范身份盗窃同样会带来监管风险。