美国NFA新要求：会员公司须加强内部监管 电子信函记录要保存5年

根据《商品交易法》(CEA)第17(j)条，美国国家期货协会(NFA)向商品期货交易委员会(CFTC)提交了NFA解释性通知的拟议修正案。

NFA董事会于2017年11月16日一致通过了这项提案。NFA计划在CFTC收到该提案后的10天内使其生效，除非CFTC通知NFA需要对该提案进行审批。

其主要内容如下：

加强监管要求下会员公司的义务——对现有客户以及潜在客户的所有对话进行录音，并保留所有电子信函记录

电子信函包括，但不限于电子邮件、短信、通过网络通讯系统发送的即时消息以及在聊天室或任何社交媒体平台上进行的任何其他沟通。

美国NFA董事会认为，记录这些对话并要求会员保存电子信函记录，使会员公司能够密切监督其AP的活动，并为这些会员提供了关于AP招揽客户方法的完整实时反馈。

会员必须在5年内保存这些录音和电子通信记录，且在前两年必须放在可随时调取的地方。在保存录音和电子通信记录时，会员公司必须按照AP和日期对录音和电子信函进行分类。

此外，会员公司必须要求所有AP每天完成销售日志，至少记录每个客户的身份以及沟通方式。会员公司必须在NFA或CFTC需要时，迅速找出某个AP在某一天的所有对话录音和电子信函记录，还应立即向NFA或CFTC提供收听录音或查看电子信函记录的合适资源。

书面监督程序

成员的书面监督程序应当包括公司名称、登记状态和公司监督人员的地址。

书面程序必须至少包括：

• 通话监督包含的步骤，录音监督的频率，负责监督的人员，以及如何记录监测结果；

• 关于录音设备使用的具体信息；

• 监督AP与客户之间电子信函的步骤，会员公司如何监督AP，负责监督的人员，以及如何记录监督结果；

• 分类和保存录音和电子信函的方法；

• AP日志的描述和样本格式，至少包括每个客户的身份以及沟通方式。

各会员公司还应在内部记录所有监督人员的姓名以及任职时间。

此外，成员应在每个季度结束后的15天内向NFA合规部门提交一份公司合规情况报告。会员公司应在5年内保存这些内部记录和报告，且在前两年放在可随时调取的地方。